Systemy CMS dzięki swojej wielofunkcyjności i modułom dodającym nowych opcji mogą być dostosowywane pod wymagania każdego. Jednym z ciekawych zastosowań, dość ogólnych pod względem tematycznym, jest używanie takiego systemu jako portalu informacyjnego.

Przy redagowaniu wielu artykułów, reportaży czy galerii na wiele tematów, w dodatku przez cały sztab ludzi bardzo niewygodnie byłoby edytowanie całej witryny w celu dodania np. jednego artykułu. Paraliżowałoby to pracę pozostałych osób, tym bardziej, że mogłoby być powodem do nieporozumień przy nadpisywaniu plików ? różnica wersji, pośpiech i niedopatrzenie mogłoby sprawić, że dodany przez kogoś artykuł nagle zniknął. Sprawy nie rozwiązałby też układ gdybyśmy do prowadzenia aktualizacji wyznaczyli konkretną osobę ? owszem byłoby sprawniej i szybciej, gdyby zadania tej osoby sprowadzały się tylko do tego. Ale na dłuższą metę zwłaszcza w pośpiechu efekt byłby taki sam.

W systemach zarządzania treścią problem ten nie istnieje. I nie trzeba nikogo wyznaczać specjalnie do celu nadzorowania prac przy publikacji i aktualizacji plików. W systemie takim jak Wordpress wystarczy pozwolić na rejestracje każdego redaktora i każdej osoby dostarczającej materiały, a następnie z konta administratora (czy też jednocześnie redaktora naczelnego) nadać odpowiednie prawa do publikacji poszczególnym osobom. Wtedy też każdy z nich może zająć się swoją pracą, a po sprawdzeniu materiału dodać go poprzez panel nie wchodząc innym w paradę ? każdy artykuł czy też podstrona przechowywana jest jako osobny wpis w bazie.

Całość wygodnie akcentuje fakt, iż dodawanie newsów czy też pisanie artykułów w tej formie może mieć zintegrowaną funkcję sprawdzania przez inne osoby przed ich zatwierdzeniem i ostatecznym opublikowaniem w sieci. Artykuł jest wtedy zapisywany i dostaje oznaczenie szkicu ? tym samym nie jest widoczny publicznie. To wyjątkowo wygodna i zręcznie zintegrowana opcja, a jak wiele ułatwiająca. Ostatnio pojawiają się do Wordpressa wtyczki jeszcze bardziej rozszerzające tę funkcjonalność ? można ustawić cały system tak, by powiadamiał osobę nadzorującą mailem, gdy w kolejce czeka kolejny szkic do sprawdzenia. Czy to nie ogromna oszczędność czasu kiedy administrator nie musi się logować co chwile by sprawdzać kolejkę? Systemy CMS są świetnym rozwiązaniem, jeżeli przy tworzeniu witryny ma brać udział wiele osób, a nam zależy na jak najlepszym zorganizowaniu całej pracy.